Zoho Workdrive

Deze handleiding omvat een vereenvoudigde uitleg hoe de Workdrive Export module is in te stellen. 

De Workdrive module is een export module waarmee de gescande bestanden en/of de metadata bestanden kunnen worden geëxporteerd naar een Zoho Workdrive Teammap. Naast het plat exporteren naar een map is het ook mogelijk om gebruik te maken van de vereenvoudigde dossier module. Hiermee kun je ook dossiermappen onderhouden op basis van de gescande post.

Werking

De huidige module heeft als functie om op een aangegeven pad binnen je Teammap documenten te exporteren. Bijvoorbeeld je Teammap heet Algemeen. Je wilt documenten exporteren naar /map0/map1 dan exporteert de module de documenten en/of metadata naar deze map. Je kan tijdens het instellen ook gebruik maken van de velden welke gekoppeld zijn aan het document. Hiervoor gebruik je samenvoegvelden. Deze voeg je in met de {{samenvoegveldnaam}} placeholder. Je kijk tijdens het bouwen van de exportmodule een document openen om de samenvoegvelden te raadplegen. Dit vind je onder "Ontwikkelaarsgereedschappen" > "Samenvoegvelden".

Instelbare parameters

Naam	Verwachte waarde	Uitleg
API client ID	Hier selecteer je de Workdrive koppeling welke je hebt ingesteld onder "Zoho" > "API Koppelingen"	Deze koppeling wordt gebruikt om documenten en mappen toe te voegen aan het systeem.
API Team ID	Dit is het team waaraan alle handelingen worden gekoppeld. Meestal heb je hier maar één mogelijkheid. Wanneer je gekoppeld bent als externe gebruiker aan een ander team heb je meerdere mogelijkheden.	Selecteer hier de naam van het team.
Teamfolder voor export	Selecteer hier de teamfolder welke je wilt gebruiker voor de export.	De teamfolder is een gedeelde map waar je bestanden naar toe kan exporteren vanuit Scanstream AI.
Relatief pad voor mappenstructuur	/map1/{{casefolder}}/{{fields.document.value}}/ of /map1/map2/	Hiermee kun je de map(penstructuur) opbouwen waar documenten naar geëxporteerd moeten worden. Je kan hier ook de placeholders / samenvoegvelden gebruiken.
Naam van het bestand	document_{{field.document_name.value}} of document	Hier kun je met o.a. de placeholders / samenvoegvelden een bestandsnaam opbouwen. Extensie zoals .pdf is niet nodig.
Naam van parameterbestand	parameters_{{field.document_name.value}} of parameters	Dit is de bestandsnaam van het parameter bestand. Je kan ook hier samenvoegvelden / placeholders gebruiken.
Gescand document exporteren	Aan of uit	Met deze checkbox kun je instellen of het originele document moet worden geëxporteerd
Metadata bestand exporteren	Aan of uit	Met deze checkbox kun je instellen of het metadata bestand moet worden geëxporteerd
Dossier map naam	{{field.dossiernaam.value}} of dergelijke	Dit veld bepaald hoe dossiernamen er uit moeten zien. Je kan met de samenvoegvelden / placeholders zelf een structuur maken. Hiermee kun je dossiermappen opbouwen.
Zoekterm bij dossiermap	{{field.customer.dataset.relatienr}} of dergelijke	Dossier map namen kunnen wijzigen. Met deze waarde zoekt het systeem de map terug indien de naam is gewijzigd. Als elke map een relatienummer bevat en uitgaande dat dit niet meer wijzigt zoekt het systeem op het relatienummer en indien gevonden wijzigt hij ook de mapnaam weer naar de ingestelde waarde bij "Dossier map naam".

Voorbeeld van een ingevulde export module:

• Related Articles

• Dubbele cliënten in portaal goed omzetten naar Zoho CRM en Desk

  Het kan voorkomen dat je uit je bewindvoerderssysteem een cliënt dubbel teruggekoppeld krijgt. Portaal kan dubbele cliënten niet goed verwerken waardoor je handmatig een aantal instellingen moet omzetten en de voorkeurskoppeling moet instellen. Via ...

• Checklist nieuwe werknemer Postkamer in combinatie met Zoho Desk & CRM

  Wanneer je gebruik maakt van de onze oplossing waarbij we de postkamer gekoppeld hebben met Zoho CRM en Zoho Desk zijn er per nieuwe gebruiker een aantal stappen te ondernemen. Hiervoor hebben we een handige checklist. Deze is toegevoegd als bijlage ...

• Koppeling met Zoho gebruikers

  Om de Zoho gebruikers te koppelen aan de portaal gebruiker kun je onderstaande stappen volgen. De koppeling zorgt er voor dat wanneer er acties worden uitgevoerd vanuit het portaal dat de juiste CRM / Desk gebruiker wordt gekoppeld aan de ...

• Sjablonen voor CRM migratie (Dossiers)

  Er zijn een aantal sjablonen welke gebruikt kunnen worden voor de CRM migratie. Hieronder een overzicht van de standaard sjablonen. Let op: Controleer de veldnamen voor gebruik. Zoekopdracht ...

• Zoho Gebruikers koppelen aan Cliëntgroep zonder portaal gebruikers

  Het is ook mogelijk om de gebruikers vanuit je cliëntbeheersysteem te koppelen aan de Zoho Gebruikers zonder hiervoor portaalgebruikers aan te maken. Dit kan via het Groepen menu onder Cliënten. Let op: Je kan bij onze postkamer oplossing maar één ...