Zoho Gebruikers koppelen aan Cliëntgroep zonder portaal gebruikers

Zoho Gebruikers koppelen aan Cliëntgroep zonder portaal gebruikers

Het is ook mogelijk om de gebruikers vanuit je cliëntbeheersysteem te koppelen aan de Zoho Gebruikers zonder hiervoor portaalgebruikers aan te maken. Dit kan via het Groepen menu onder Cliënten.

Let op: Je kan bij onze postkamer oplossing maar één methode gebruiken om cliënten te koppelen aan Zoho gebruikers. Dit kan doormiddel van het maken van portaalgebruikers of op deze methode. 
Info vooraf: Elke cliëntgroep moet worden gekoppeld aan een Zoho gebruiker. Je gebruikt hiervoor twee soorten gebruikers namelijk: Zoho Desk en Zoho CRM. Dit stappenplan legt uit hoe je per groep dit instelt en hoe je de juiste gegevens kan vinden. 

Cliëntgroepen raadplegen

Ga in het menu naar Cliënten > Groepen. Hier zie je alle cliëntgroepen welke handmatig dan wel automatisch zijn aangemaakt. Bij een koppeling met SmartFMS en OnView worden de groepen automatisch aangemaakt. Aan een groep zitten de dossiers gekoppeld. Vanuit OnView is de Hoofdbeheerder één groep en vanuit SmartFMS is de Bewindvoerder één groep. Je kan klikken op "Openen" wanneer je wilt zien welke dossiers nog gekoppeld zijn aan één groep. Dit kunnen natuurlijk ook gesloten of gearchiveerde dossiers zijn.



Om de Zoho gebruikers te koppelen aan één cliëntgroep onderneem je de volgende stappen.
Stap 1. Klik op aanpassen bij de betreffende regel.



Stap 2. je vult nu de omkaderde velden in met de juiste waarden. De juiste waarde kun je vinden middels het volgende hoofdstuk.



  1. Externe Gebruikers ID één: Hier vul je de gebruikers ID in van Zoho CRM. Lees hoofdstuk "Zoho CRM Gebruikers ID ophalen" hoe je de ID van een gebruiker kan ophalen.
  2. Externe Gebruikers ID één: Hier vul je de gebruikers ID in van Zoho Desk. Lees hoofdstuk "Zoho Desk Gebruikers ID ophalen" hoe je de ID van een gebruiker kan ophalen.
Klik op opslaan om de gegevens te bewaren.
TIP: Wil je de waarde gebruiken in een exportmodule binnen Scanstream AI? Gebruik dan de placeholders {{fields.<VELDNAAM>.dataset.client_group.external_user_id_one}} of {{fields.<VELDNAAM>.dataset.client_group.external_user_id_two}}. <VELDNAAM> vervang je door het "Samenvoegveldnaam" van het cliënten veld binnen Scanstream AI. Vraag onze helpdesk om hulp wanneer je dit wilt gebruiken.

Zoho CRM Gebruikers ID ophalen

Wanneer je de gebruikers ID wilt ophalen van één Zoho CRM gebruiker kun je de volgende stappen volgen.

Stap 1. Ga naar https://crm.zoho.eu/ en ga naar instellingen middels het tandwiel icootje rechtsboven. 


Stap 2. In het instellingen venster klik op "Users" of "Gebruikers" afhankelijk van je taalinstellingen.



Stap 3. Klik één keer op de gebruiker waarvan je de ID wilt ophalen. 



Stap 4. Raadpleeg nu de adresbalk van je browser. Aan het eind van de adresbalk vind je een nummer. Dit is de ID van de gebruiker welke je in het portaal kan gebruiken.



Zoho Desk Gebruikers ID ophalen

Om de gebruikers ID vanuit zoho desk van een gebruiker op te halen kun je de volgende stappen volgen.

Stap 1. Ga naar https://desk.zoho.eu/ en klik op het tandwiel icoontje rechtsboven om de instellingen te raadplegen.


Stap 2. Onder Gebruikersbeheer / User management klik op Medewerkers / Agents




Stap 3. Zoek de medewerker waaraan je de groep wilt koppelen. Klik op deze.



Stap 4. Raadpleeg nu de adresbalk van je browser. Hier staat een nummer aan het einde van het adres. Kopieer deze, dit is de gebruikers ID voor Zoho Desk.


    • Related Articles

    • Dubbele cliënten in portaal goed omzetten naar Zoho CRM en Desk

      Het kan voorkomen dat je uit je bewindvoerderssysteem een cliënt dubbel teruggekoppeld krijgt. Portaal kan dubbele cliënten niet goed verwerken waardoor je handmatig een aantal instellingen moet omzetten en de voorkeurskoppeling moet instellen. Via ...

    • Gebruiker koppelen aan cliëntgroep

      Binnen het portaal worden cliënten gekoppeld aan een groep om dossierbeheerders / contactpersonen / bewindvoerders/ mentoren te koppelen aan een groep cliënten. Om er voor te zorgen dat de groep cliënten aan de juiste gebruiker is gekoppeld koppel je ...

    • Koppeling met Zoho gebruikers

      Om de Zoho gebruikers te koppelen aan de portaal gebruiker kun je onderstaande stappen volgen. De koppeling zorgt er voor dat wanneer er acties worden uitgevoerd vanuit het portaal dat de juiste CRM / Desk gebruiker wordt gekoppeld aan de ...

    • Checklist nieuwe werknemer Postkamer in combinatie met Zoho Desk & CRM

      Wanneer je gebruik maakt van de onze oplossing waarbij we de postkamer gekoppeld hebben met Zoho CRM en Zoho Desk zijn er per nieuwe gebruiker een aantal stappen te ondernemen. Hiervoor hebben we een handige checklist. Deze is toegevoegd als bijlage ...

    • SmartFMS bestand importeren

      Importbestand gereed maken voor import Uit SmartFMS kan een complete lijst worden gedownload met alle cliënten, partners, de dossierstatus etc. Deze lijst wordt aangemaakt in een .xls formaat. Door een fout vanuit SmartFMS klopt de .xls indeling niet ...