Workflow bij (systeem)fouten

Overzicht

De workflow voor (systeem)fouten binnen de AI Postkamer van Just ICT bepaalt wat er gebeurt wanneer er tijdens documentverwerking een fout optreedt. Dit kan een technische fout zijn of een functionele fout.

Deze workflow zorgt ervoor dat fouten automatisch worden afgehandeld, gelogd en onder de aandacht worden gebracht via notificaties of koppelingen.

Basisprincipes van de fout-workflow

- Exact één Start-tegel

- Alle paden eindigen op een Eind-tegel

- Meerdere Eind-tegels toegestaan

- Workflow start automatisch bij een fout

- Uitvoering van links naar rechts

 

Wanneer wordt deze workflow uitgevoerd?

De fout-workflow wordt gestart bij:

- Mislukte documentexport

- Fout in externe koppelingen

- Interne systeemfouten

- Onvolledige of ongeldige documentgegevens

 

Werken met conditionele logica

Met Conditioneel (If-Else) kunnen verschillende foutscenario’s anders worden behandeld, bijvoorbeeld per documenttype of foutsoort.

 

Beschikbare tegels

 

Start

Beginpunt van de fout-workflow. Er mag exact één Start-tegel zijn.

 

Conditioneel (If-Else)

Beslist op basis van document- of foutgegevens. Beide paden moeten eindigen op een Eind-tegel.

 

E-mail versturen

Verstuurt een foutmelding of notificatie naar beheerders of support.

 

Webhook aanroepen

Stuurt foutinformatie door naar externe systemen zoals monitoring of ITSM.

 

Status Wijzigen

Wijzigt de documentstatus naar bijvoorbeeld ‘Systeemfout’ of ‘Afhandeling vereist’.

 

Eind

Verplicht eindpunt van elk foutpad. Meerdere Eind-tegels zijn toegestaan.

 

Voorbeeldworkflow

Start → Conditioneel (If-Else)

Waar → E-mail versturen → Eind

Niet waar → Eind

 

Best practices

- Beperk e-mailnotificaties tot actievereisende fouten

- Gebruik statuswijzigingen voor inzicht en rapportage

- Houd workflows eenvoudig en overzichtelijk

- Test foutscenario’s actief

 

Opslaan en activeren

Klik op Opslaan om de fout-workflow te bewaren. De workflow wordt actief zodra deze voldoet aan alle validatieregels.

• Related Articles

• Workflow voor document-automatisering

  Overzicht De workflow voor document-automatisering binnen de AI Postkamer van Just ICT bepaalt wat er met documenten gebeurt nadat deze volledig zijn verrijkt met meta-data (zoals documenttype, afzender, datum, dossier, enz.). Met behulp van tegels ...

• Document verwijderen

  Om een gescand document te verwijderen is het niet mogelijk deze met één klik op de knop te verwijderen. Dit is een ingebouwd veiligheidsmechanisme om fouten te voorkomen. Wanneer je een document wilt verwijderen doe je dit doormiddel van een status ...

• Exportfouten oplossen

  Tip: Maak je gebruik van onze volledige postkamer oplossing met Zoho Desk / Workdrive / CRM koppelingen? Gebruik dan het document in de bijlage om error documenten handmatig toe te voegen aan je systeem. Dit document vind je onderaan deze pagina. Bij ...

• Document uit het archief opvragen

  Om een poststuk op te vragen uit het archief van de postkamer gebruik je het klantverzoeken onderdeel uit het portaal. In het menu vouw je "Uw postkamer" open en klik je "Klantverzoeken". Er opent nu een overzicht voor alle klantverzoeken. Je kan nu ...

• Samengevoegd document opnieuw aanbieden

  Dit artikel is oud. Per 1-1-2025 kun je documenten splitsen in het systeem zelf Het kan voorkomen dat een document tijdens het uitpak en scanproces samengevoegd wordt aangeboden terwijl dit twee verschillende documenten horen te zijn. Onderstaande ...