Post snijden en scanklaar maken

Middels de snijmachines / brief de-couverteermachine  kan de post worden opengesneden. Instructie voor gebruik is bij de machines geplaatst. Probeer het openen van de post per "postbus / bedrijf" uit te voeren. Dit om te voorkomen dat je per abuis post voor het verkeerde bedrijf scant. Elk bedrijf heeft een eigen batchblad/scheidingsblad. De naam van het bedrijf is op het blad vermeld. Ook wordt per bedrijf een ander kleur papier gebruikt om de bladen eenvoudig te herkennen. Onderaan een voorbeeld van een blad.

Na het openen maak je stapels van +/- 80 pagina's. De eerste pagina is een batchblad gevolgd door een poststuk. Dit herhaal je tot je stapel groot genoeg is.

Voorbeeld hoe je de documenten "scanklaar" maakt:

Batchblad

Poststuk pagina 1

Poststuk pagina 2

Batchblad

Poststuk pagina 1

Batchblad

Poststuk pagina 1

Poststuk pagina 2

Poststuk pagina 3

etc. etc.

Let op: Een stapel begint altijd met een batchblad. Dit is bedoeld om de organisatie te herkennen.

 

Een scanklare stapel kun je nu gaan scannen.

Na het scannen kunnen de batchbladen worden verwijderd zodat deze kunnen worden hergebruikt.

Voorbeeld van een batchblad / scheidingsblad zoals bedoeld in de handleiding:

• Related Articles

• Verpakken en versturen naar orginele ontvanger

  Wanneer de documenten gescand zijn worden deze verpakt en en verstuurd naar de originele ontvanger. Hiervoor vragen we onze partners het volgende: - Ontvangen post per dag te bundelen en voorzien van een daglabel (bijlage). - Bundelen doormiddel van ...

• Post inscannen

  Scannen Een scanklare stapel kan worden ingescant. Dit kan momenteel op: Brother ADS-2800W scanner Brother ADS-4900W scanner Plaats de te scannen stapel in de document feeder (bovenste documenten invoer vak). De documenten plaats je als volgt: ...

• Bijzonderheden bij het inscannen

  Er zijn een aantal documenten welke extra aandacht nodig hebben tijdens het proces. Hieronder een overzicht van de bijzonderheden. Pasjes en pincodes Het inscannen van pasjes (wat voor soort dan ook) en pincodes is niet nodig. Deze kunnen apart ...

• Quadient IM-19

  Wanneer je gebruik maakt van de Quadient IM-19 Snijmachine heb je een snijmachine met een frees welke elk poststuk open maakt. Dit apparaat is relatie minder storingsgevoelig. Wel is het belangrijk om elke 1-2 dagen de machine schoon te maken van ...

• Rapportage ingescande documenten

  Als SoSo Scanpartner ontvang je elke maand een rapport van de totalen van gescande documenten. Dit rapport ziet er als volgt uit: Uit het rapport kun je opmaken over welke periode je documenten hebt gescand, per scanner per dag de hoeveelheden, per ...