Workflow voor document-automatisering

Workflow voor document-automatisering

Overzicht
De workflow voor document-automatisering binnen de AI Postkamer van Just ICT bepaalt wat er met documenten gebeurt nadat deze volledig zijn verrijkt met meta-data (zoals documenttype, afzender, datum, dossier, enz.).

Met behulp van tegels stel je visueel een workflow samen. Zo kun je automatisch documenten exporteren, statussen aanpassen, e-mails versturen, webhooks aanroepen en conditionele logica toepassen. De workflow wordt uitgevoerd zodra een document succesvol is verwerkt door de AI Postkamer.

Basisprincipes van een workflow
- Een workflow heeft exact één Start-tegel (minimaal 1 en maximaal 1)
- Alle paden moeten eindigen op een Eind-tegel
- Je mag meerdere Eind-tegels gebruiken
- Tegels worden uitgevoerd van links naar rechts
- Verbindingen bepalen het verloop van de workflow

Een workflow die niet aan deze regels voldoet, kan niet worden opgeslagen.

Werken met het canvas
Tegels toevoegen:
1. Klik op een tegel in het linkermenu
2. De tegel wordt toegevoegd aan het canvas
3. Sleep de tegel naar de gewenste positie

Tegels verbinden:
- Gebruik de verbindingspunten aan de zijkanten van een tegel
- Verbind de uitgang van een tegel met de ingang van de volgende
- Conditionele tegels hebben meerdere uitgangen

Beschikbare tegels

Start
Het verplichte beginpunt van de workflow. Er mag exact één Start-tegel aanwezig zijn.

Document Exporteren
Exporteert het document naar een extern systeem of locatie. Kan succesvol afronden of een fout opleveren.

Status Wijzigen
Past de status van het document aan, bijvoorbeeld bij succes of fouten.

Conditioneel (If-Else)
Maakt beslissingen mogelijk op basis van document-meta-data. Beide paden moeten eindigen op een Eind-tegel.

E-mail versturen
Verstuurt automatisch notificaties of bevestigingen.

Webhook aanroepen
Roept een externe API of endpoint aan.

Eind
Verplicht eindpunt van elk workflowpad. Meerdere Eind-tegels zijn toegestaan.

Voorbeeldworkflow
Start → Document Exporteren
Succes → Eind
Fout → Status Wijzigen → Eind

Tips & best practices
- Gebruik meerdere Eind-tegels voor overzicht
- Voeg Status Wijzigen toe bij fouten
- Houd workflows overzichtelijk
- Test workflows met voorbeeld-documenten

Opslaan en activeren
Klik op Opslaan om de workflow te bewaren. De workflow wordt actief zodra deze voldoet aan alle validatieregels.

    • Related Articles

    • Samengevoegd document opnieuw aanbieden

      Dit artikel is oud. Per 1-1-2025 kun je documenten splitsen in het systeem zelf Het kan voorkomen dat een document tijdens het uitpak en scanproces samengevoegd wordt aangeboden terwijl dit twee verschillende documenten horen te zijn. Onderstaande ...

    • Workflow bij (systeem)fouten

      Overzicht De workflow voor (systeem)fouten binnen de AI Postkamer van Just ICT bepaalt wat er gebeurt wanneer er tijdens documentverwerking een fout optreedt. Dit kan een technische fout zijn of een functionele fout. Deze workflow zorgt ervoor dat ...

    • Document verwijderen

      Om een gescand document te verwijderen is het niet mogelijk deze met één klik op de knop te verwijderen. Dit is een ingebouwd veiligheidsmechanisme om fouten te voorkomen. Wanneer je een document wilt verwijderen doe je dit doormiddel van een status ...

    • Document uit het archief opvragen

      Om een poststuk op te vragen uit het archief van de postkamer gebruik je het klantverzoeken onderdeel uit het portaal. In het menu vouw je "Uw postkamer" open en klik je "Klantverzoeken". Er opent nu een overzicht voor alle klantverzoeken. Je kan nu ...

    • Sjablonen voor CRM migratie (Dossiers)

      Er zijn een aantal sjablonen welke gebruikt kunnen worden voor de CRM migratie. Hieronder een overzicht van de standaard sjablonen. Let op: Controleer de veldnamen voor gebruik. Zoekopdracht ...