Afhandelen van inkomende documenten / post / email.

Afhandelen van inkomende documenten / post / email.

Wanneer de AI Postkamer de documenten niet zelf kan rubriceren of de er is een voorwaarde waaraan een document (nog) niet voldoet voor het exporteren worden deze aangeboden aan de gebruiker om af te handelen. Het is de bedoeling dat periodiek deze documenten gecontroleerd, aangevuld en afgehandeld moeten worden.

Stap 1. Ga in het hoofdmenu naar AI Postkamer > Overzicht

Stap 2. Klik op dit scherm op de knop "Bekijk alles" in het blok "Af te handelen documenten".

Stap 3. In het overzicht met documenten selecteer je het eerste document. Klik op "Openen".

Stap 4. Nu opent het document scherm. Vanuit hier controleer je de velden of deze goed gevuld zijn. In dit geval betreft het de cliënt, samenvatting, afzender en soort document. 

Stap 5. Controleer en corrigeer zo nodig de velden. 
Stap 6. Hierna heb je 3 mogelijke afhandel methoden:
"Opslaan" : Hiermee sla je enkel de velden op zoals je ze hebt gewijzigd
"+volgende": Naast het opslaan van de velden ga je ook naar het volgende document
"+afhandelen": Naast het opslaan en volgende document markeer je het document als gereed voor aanbieden naar de exportmodules.

*Aanbieden naar exportmodules betekend dat het document wordt geëxporteerd naar het ingestelde systeem.

Poststuk opnieuw aanbieden, opnieuw exporteren of verwijderen

Idea
Update 20-11-2024: Je kan nu documenten met één klik verwijderen of opnieuw aanbieden.
Het kan voorkomen dat een poststuk opnieuw moet worden aangeboden of worden verwijderd / vernietigd. Hiervoor kun je de knoppen "Naar prullenbak" en "Opnieuw aanbieden" gebruiken.

Boven het document vind je een menu met mogelijkheden bij een document. Sommige opties zijn niet altijd voor je zichtbaar aangezien deze met rechten zijn afgeschermd.

Het menu is als volgt opgebouwd:

  1. Bestand
    1. Verstuurd per e-mail
    2. Downloaden
    3. Sluiten
  2. Bewerken
    1. Splitsen
    2. Status wijzigen
  3. Systeem
    1. OCR Tekst
    2. Status wijzigen
    3. Indexatiescores
  4. Debug
    1. Events
    2. Export resultaten

Poststuk downloaden

Wil je het document downloaden kun je via het menu klikken op Bestand > Downloaden. Hiermee download je het originele bestand.


Poststuk mailen

Wil je een document per e-mail aanbieden aan een persoon, bedrijf of partij kun je rechtstreeks vanuit hier een e-mail versturen. Je verstuurd de e-mail vanuit portaal@just-ict.nl.
Om te mailen klik op Bestand > Verstuur per e-mail.


Je kan nu de e-mail maken / wijzigen. (Tip: Je kan via de Parameters een standaard tekst instellen.)

Na het maken van de e-mail kun je klikken op:
  1. Versturen: De e-mail wordt op de achtergrond aangeboden en binnen 1 minuut verstuurd naar de ontvanger.
  2. + afhandelen: Hiermee verstuur je het document en wijzig je de status naar "end".
  3. + volgende: Hiermee verstuurd je het document, wijzig je de status naar "end" en ga je verder naar het volgende document.

Document splitsen

Is een document samengevoegd wanneer dit niet moest? Dan kun je deze eenvoudig splitsen via de splitsen functie.
Klik op Bewerken > Splitsen

Er opent een pop-up met de splits functie. Je kan nu met het nummer systeem documenten splitsen.
Standaard staan alle velden op: 1. op de eerste pagina van het te splitsen document wijzig je het nummer naar 2. Dit kun je zo nodig ook herhalen met 3, 4, 5, etc.


Ben je klaar? Klik dan op Splitsen.
Info
Let op: Documenten worden opnieuw aangeboden aan het systeem. Hierdoor wordt je tellerstand aangepast met het aantal meerdocument.


    • Related Articles

    • Hoe kan ik er voor zorgen dat bepaalde documenten altijd handmatig worden gecontroleerd

      Het kan voorkomen dat je bepaalde typen of dossiers altijd handmatig wilt controleren voordat ze naar je systemen worden geëxporteerd. Deze controle kun je eenvoudig instellen op veld niveau. Je kan op veldniveau instellen wanneer een veld een ...

    • Exportfouten oplossen

      Tip: Maak je gebruik van onze volledige postkamer oplossing met Zoho Desk / Workdrive / CRM koppelingen? Gebruik dan het document in de bijlage om error documenten handmatig toe te voegen aan je systeem. Dit document vind je onderaan deze pagina. Bij ...

    • Zoho Workdrive

      Deze handleiding omvat een vereenvoudigde uitleg hoe de Workdrive Export module is in te stellen. De Workdrive module is een export module waarmee de gescande bestanden en/of de metadata bestanden kunnen worden geëxporteerd naar een Zoho Workdrive ...

    • Sjablonen voor CRM migratie (Dossiers)

      Er zijn een aantal sjablonen welke gebruikt kunnen worden voor de CRM migratie. Hieronder een overzicht van de standaard sjablonen. Let op: Controleer de veldnamen voor gebruik. Zoekopdracht ...

    • Samengevoegd document opnieuw aanbieden

      Dit artikel is oud. Per 1-1-2025 kun je documenten splitsen in het systeem zelf Het kan voorkomen dat een document tijdens het uitpak en scanproces samengevoegd wordt aangeboden terwijl dit twee verschillende documenten horen te zijn. Onderstaande ...